Home > Administration > Fakturaavtal & fakturaartiklar

Fakturaavtal & fakturaartiklar

Fakturaartiklar

Fakturaartiklar representerar det som ska faktureras till kunderna, det vill säga personalens arbetade timmar. Artiklarna definierar hur kundavtalsreglerna exporteras till fakturasystemet. Du skapar nya artiklar genom att klicka på “Lägg till”. Ge artikeln ett namn och välj om du vill att den ska visas med pris eller artikelnummer. Väljer du pris ska du även ange i vilken valuta. Väljer du artikelnummer kan du även ange eventuell rabattsats. Avsluta med att klicka på “Spara”.

Fakturaavtal och fakturaregler

Fakturaregler hanterar hur tidrapporter matchas mot fakturaartiklar. Reglerna kan kopplas till datum, veckodagar eller tidsintervall. Datum, dagar och tidsperioder inom en regel kombineras ihop och måste alla uppfyllas för att matchas mot en tidrapport. En regel utan någon tidsperiod kommer vara giltig för alla tidrapporter. Börja med att skapa ett löneavtal. Klicka på “Nytt avtal”, namnge avtalet, ange vilka register det avser och klicka på “Lägg till”. Du kan också importera ett befintligt avtal. Klickar du på pennan i raden på ett befintligt avtal kan du redigera informationen. 

Regler

Regelgrupper

Reglerna i ett avtal behöver alltid tillhöra en regelgrupp. Regelgrupper tolkar tidrapporten och fördelar den på fakturaartiklar. Det första du behöver göra är att skapa en ny regelgrupp till avtalet. Klicka på ditt avtal och välj “Skapa ny regelgrupp”. Börja till exempel med en regelgrupp som du döper till “Normaltid”.

För att lägga till fakturaartiklar klickar du på  knappen “Skapa ny regel” längst till höger. Välj prioritet för artikeln. I rullgardinsmenyn under “Artikel” hittar du de fakturaartiklar du lagt till i TimeZynk. Välj den artikel som motsvarar normaltid och klicka på “Spara”. Andra inställningar du kan göra är:

Tidsintervall: välj ett start- och slutdatum för regeln
Veckodagar: välj vilka veckodagar regeln ska gälla
Datum: välj eventuellt vilket/vilka datum regeln ska gälla
Användare: reglera för vilka användare regeln gäller, använd taggar
Registerom regeln endast ska omfatta eller exkludera något register

Inom en regelgrupp kommer alltid bara en regel användas.Det är möjligt att applicera flera regler på en tidrapport. Regelgrupper är fristående från varandra och två regelgrupper med varsin regel skulle applicera båda reglerna på tidrapporten.

Regelgruppsperioder

Nästa steg i att skapa ett kundavtal är att lägga till en regelgruppsperiod. Regelgruppsperioder definierar ett datumintervall då reglerna ska gälla. Det finns alltid en regelgruppsperiod som standard. Ytterligare regelgruppsperioder som läggs till kommer alltid att läggas till efter den första perioden.

Tips! När ett kundavtal uppdateras bör du inte uppdatera den gällande perioden utan istället skapa en ny regelgruppsperiod med nya regler. Fördelen med det är att de gamla reglerna kommer fortsätta att användas för tidrapporter som rapporteras in före det nya kundavtalet börjar gälla. Om du istället hade ändrat reglerna för den gällande regelgruppsperioden så skulle de nya reglerna även gälla för tidigare tidrapporter.