Home > Planering > Mallar och bokningsbekräftelse

Mallar och bokningsbekräftelse

 

Skapa rullande schema

Om du har arbetsveckor som ofta ser likadana ut kan du spara tid genom att antingen repetera dem eller skapa schemamallar.  

 

Repetera pass

Du kan välja att repetera och rulla ut redan när du skapar passet. Klicka på knappen “Repetera” nere till höger.

 

Välj vilka dagar eller vilket tidsintervall som passet ska repeteras och ett slutdatum.

 

Du kan också högerklicka på ett pass för att repetera det. Använd dig av den vita rutan i skärmens högra hörn för att välja vilka dagar som passet ska repeteras och ett slutdatum när repetitionen ska upphöra. 

 

Denna funktion fungerar dessutom utmärkt när du vill skapa återkommande schemamallar. Högerklicka på ett pass i schemat och välj "Redigera rullande schema". Förläng schemarullning till ett nytt datum och spara genom att klicka på den gröna knappen "Uppdatera rullande schema".

 

 

Skapa och använd schemamallar

Du kan också skapa fasta schemamallar som du vill ska återkomma via det röda pluset . Leta fram en vecka, markera vilka pass som ska ingå i mallen med knappen Markera pass (välj enstaka eller klicka på pilen och välj Markera alla pass). Gå sen till det röda pluset i det nedre högra hörnet och välj Skapa ny schemamall. Döp mallen och spara.

 

När du ska använda mallen går du till den vecka du vill schemalägga. Under det röda pluset väljer du Använd schemamall. Hämta din schemamall och rulla ut från önskat datum. Vill du att den ska återkomma en tid framöver väljer du istället Repetera pass. Välj hur ofta den ska återkomma, till exempel varje vecka eller varannan vecka, samt ett slutdatum. Klicka på Rulla ut och publicera schemat med hjälp av den gröna knappen när du känner dig nöjd.

 

Skicka bokningsbekräftelse/offert 

Du kan skicka bekräftelser på bokade pass till externa mottagare, till exempel till kunder som beställt jobb. Leta fram aktuell vecka eller månad. Välj de pass som ingår i jobbet genom att klicka på Markera pass. Nu ser du den blåa menyn längst ner på skärmen. Klicka på Skicka bekräftelse.

En ny ruta med din bekräftelse kommer synas på skärmen. Eftersom du kan välja att inkludera kostnaden för jobbet kan du även använda bekräftelsen som en offert. 

 

Sortera och filtrera pass

Under Pass i huvudmenyn hittar du en överblick över alla pass i ett givet tidsintervall. Genom att klicka på “Passfilter” och välja “Dölj fullbelagda pass” kan du snabbt se var det saknas personal. Du kan också filtrera fram alla pass där du har skickat ut bokningsförfrågningar, men som inte är stängda än, genom att välja “Visa bara pass med öppna förfrågningar”. Längre till höger kan du också välja att se vilka personer du skickat förfrågningar till (Visa skickade förfrågningar) samt de användare som bokats (Visa bokade användare).

Ytterligare en möjlighet till filtrering är “Bokade användare”, där du får fram de pass som en specifik användare är bokad på. Klicka i sökrutan för att få fram användarlistan, eller skriv in namnet i sökfältet. Du kan filtrera ut flera användare i samma sökning. Symbolen längst till höger i Filtrera-menyn rensar filtren. Du kan sortera passen efter Starttid, Sluttid, Titel eller Beläggning samt efter skickade förfrågningar (kuvertsymbolen), mottagna ja (tummen-upp symbolen) eller mottagna nej (tummen-ner symbolen).