Home > Planering > Lägg till arbetspass

Lägg till arbetspass

 

Schemalägg personal

Du schemalägger en anställd genom att klicka i rutan för den dagen du vill skapa ett arbetspass på. Du får upp ett nytt fönster och under fliken “Pass” fyller du i följande:
Start och sluttid. Ange arbetstiden.
Raster. Fyll i tiderna för raster. Rasterna dras av från den totala arbetstiden.
Kund. Ange hos vem arbetet ska utföras om det finns en specifik kund, projekt eller plats.
Arbetsuppgift. Fyll i vad det är för sorts arbete som ska utföras.
Antal. Ange hur många personer som behövs för arbetspasset.

Du kan också repetera ett pass om det är återkommande. Läs mer om repetition här.


 

 

Skapa passmallar

Istället för att repetera ett pass kan du välja att spara det som en mall. När du bokar ett pass nästa gång kan du välja att använda passmallen eller skapa ett nytt pass. Klicka på spara-knappens pil och välj “Spara som ny mall”.

 

 

Boka ett behov

Du kan schemalägga jobb utan att ha bestämt vem som ska jobba ännu. Det gör du genom att boka ett behov. Ett behov bokas på översta raden i schemat. Klicka på ett datum och fyll i bokningsrutan.

När du har sparat passet dyker symboler upp i schemarutan. Den första symbolen visar att du har bokat noll personer av ditt behov. Den andra visar att noll tidrapporter kommit in och den sista visar att du har skickat noll bokningsförfrågningar.

 

Klicka på passet igen för att  skicka bokningsförfrågningar. En bokningsförfrågan är ett erbjudande om jobb som skickas direkt till personalens mobiler. När svaren börjar komma in bestämmer du vilka som ska få jobbet.
Du får upp tre flikar; “Boka”, “Redigera” och “Logg”. Bokningsfliken visar:
Bokningar - information om hur många personer som behövs till passet samt hur många av dessa som är bokade.
Förfrågningar - hur många bokningsförfrågningar som är skickade och hur många som besvarats med ja respektive nej.
Alla - en lista över hela personalen.

 

Under “Alla” får du en översikt över vilka som är upptagna, bokade, har fått förfrågningar, är tillgängliga eller inte tillgängliga. Härifrån kan du boka och skicka förfrågningar. Välj en användare från listan. På knapparna till höger väljer du bocken för att boka och kuvertet för att skicka bokningsförfrågan. Du kan även välja att visa eller dölja dem som redan blivit bokade eller de som är upptagna. Genom att bocka i rutorna framför användarna i listan kan du utföra handlingar för flera personer på en gång.

Under varje namn visas statistik om hur snabbt han eller hon svarat på tidigare förfrågningar och hur ofta de har tackat ja. Du kommer även kunna se om en användare öppnat en förfrågan. Ett öga under namnet avslöjar att han eller hon har sett den.

 

Under “Redigera” kan du ändra tiderna för passet, lägga till eller ta bort raster och ändra hur många personer som behövs. Under "visa" kan du se vilken information som visas i länkade register. Detta innebär oftast vilken information användare kan se vid en passbokning.

 

“Logg” visar vem som skapat, ändrat eller bokat i passet och när det skedde.

 

 

Boka flera pass på en gång

Du bokar flera pass på en gång, antingen direkt ifrån schemat, eller ifrån passvyn. Gör du det i schemat så klickar du på Markera pass och väljer sedan vilka pass du vill markera. Därefter högerklickar du på något av passen och väljer Markerade pass Bokningsverktyg. Markera de personer du vill boka eller skicka förfrågan till.

.

 

Du får upp ett nytt fönster med din användarlista. Genom att markera flera personer i listan kan du boka eller skicka förfrågningar om samtliga pass i ett svep. Överst i listan får du information om hur många pass du har markerat och hur många personer som är bokade av det totala behovet. 

 

När en person bokats eller fått en bokningsförfrågan markeras detta genom en bock eller ett kuvert. Du kan välja att filtrera listan så att du får de som är bokade eller fått förfrågningar överst i listan. Du kan fortfarande boka eller skicka förfrågningar till dessa personer för resterande pass genom att klicka på verktygsknappen.

Du kan göra samma sak ifrån passvyn. För att få en bättre överblick över de pass som inte är fullbelagda kan du välja passfiltret Dölj fullbelagda pass. Sen markerar du vilka pass du vill boka, och går till Bokningsverktyget och bokar din personal.

 

Kopiera pass

Du kan skapa dubbletter av pass genom att kopiera dem. Detta kan vara bra om en anställd blir sjuk eller går på semester och passet behöver gå till någon annan men man vill behålla originalbokningen. Markera passet eller passen som ska kopieras och använd dig av “Redigera” i den blåa menyn som dyker upp i nedre kant.

 

Gör de ändringar som behövs i passfälten. Till exempel kan du lägga in sjukfrånvaro.

 

Klicka på den blå knappen "Kopiera och..." för att kopiera originalbokningen med dess ändring på användaren det gäller. 

 

De markerade passen med ändringen stannar då kvar på användaren medan två obemannade pass hamnar i den översta gråa raden i schemat. Dessa kan du sedan direkt boka in på en annan användare eller skicka ut en bokningsförfrågan.